Sortowanie polega na układaniu danych w określonej kolejności. Zazwyczaj dane poddawane sortowaniu mają postać tabelaryczną i chcemy sortować je całymi rekordami względem określonej kolumny. Narzędzia umożliwiające sortowanie umieszczone są w Excelu w kilku miejscach, m.in. na karcie Narzędzia główne, na karcie Dane, w menu kontekstowym każdej komórki arkusza.
Aby wykonać proste sortownie względem określonej kolumny należy zaznaczyć komórkę (jedną!) w tej kolumnie i wybrać przycisk Sortuj od A do Z lub Sortuj od Z do A. Zaznaczenie więcej niż jednej komórki przed sortowaniem to próba posortowania tylko i wyłącznie tego obszaru, co prowadzi zazwyczaj do pomieszania danych w tabeli (Excel zapobiega takim przypadkom wyświetlając komunikat z ostrzeżeniem).
Oprócz sortowania prostego możemy wykonać sortowanie po kilku kolumnach, tzn. sortujemy po kolejnych kolumnach w przypadku gdy w poprzedniej kolumnie dane są identyczne. Do wykonania takiego sortowania musimy użyć przycisku Sortuj (przed jego kliknięciem musimy znajdować się na jednej z komórek tabeli, którą chcemy sortować). W okienku Sortowanie mamy możliwość ustawiania poziomów, po których ma odbywać się sortowanie MWSnap011. Poziomy możemy modyfikować za pomocą trzech przycisków (Dodaj poziom, Usuń poziom, Kopiuj poziom), ich kolejność ustawiamy za pomocą przycisków z trójkątami skierowanymi w górę i dół (kolejność ma duże znaczenie, gdyż niższe poziomy sortowania uaktywniają się dopiero po znalezieniu identycznych danych na poziomie wyższym). Pod przyciskiem Opcje ustawiamy kierunek sortowania (oprócz domyślnego Sortuj od góry do dołu, mamy również opcję Sortuj od lewej do prawej, która umożliwia sortowanie kolumnami) oraz uwzględniania wielkości liter podczas sortownia (przy użyciu tej opcji podczas sortowania od A do Z identycznego ciągu znaków, pod uwagę brany jest najpierw ten napisany małymi literami; w przypadku sortowania od Z do A opcja ma odwrotne działanie).
W polu z poziomami sortowania mamy możliwość wyboru przede wszystkim kolumny, po której sortujemy. Aby na liście wyświetlane były nagłówki tabeli konieczne jest znaczenie opcji Moje dane mają nagłówki, w górnej części okna Sortowanie; w przeciwnym przypadku lista będzie zawierała nagłówki w postaci: Kolumna A, Kolumna B itd. Drugim elementem, który musimy ustawić dla każdego poziomu sortowania jest przedmiot sortownia. Sortować możemy po zawartości komórek (wartości), po kolorze czcionki, kolorze wypełnienia komórki oraz po ikonach, które otrzymujemy w wyniku formatowania warunkowego. Ostatni element danego poziomu to kolejność – odpowiednie opcje dla tej listy są uaktualniane z zależności od typu danych jakie znajdują się w kolumnie (tekst, liczby, daty). Istnieje też możliwość sortowania po listach niestandardowych (możemy wybrać gotową istniejąca listę lub stworzyć własną). Listy niestandardowe umożliwiają również wypełnianie serią (elementami listy) komórek w arkuszu.
Po więcej praktycznych wskazówek zapraszamy na nasze szkolenia i kursy informatyczne, obejmujące m.in. kursy Microsoft i kursy Excel.
