Definiowanie nazw

W programie Excel możemy nadawać dodatkowe nazwy istniejącym już elementom, dzięki czemu formuły wykorzystujące je mogą być bardzie przejrzyste i czytelne. Elementy, które mogą zawierać własne unikalne nazwy to:

• Pojedyncze komórki – odwołując się do komórki możemy używać zarówno jej adresu jak i zdefiniowanej nazwy,
• Zakresy komórek – podobnie jak w przypadku pojedynczej komórki, zdefiniowanej nazwy można używać zamiennie w stosunku do zakresu zapisanego w formacie standardowym; nadawanie odpowiednich nazw zakresom, a następnie używanie ich w tworzonych funkcjach sprawia, że stają się one bardziej zrozumiałe,
• Tabele – nazwy są nadawane automatycznie jednak mamy możliwość i zmiany; każda tabela musi mieć własną unikalną nazwę,
• Funkcje – gotowym już funkcjom możemy przypisywać również własne nazwy, co sprawdza się szczególnie w przypadku gdy często używamy tej samej funkcji w odniesieniu do określonych komórek; nadając nazwy funkcjom musimy pamiętać, aby zastosować odpowiednie adresowanie: użycie adresowania bezwzględnego sprawi, ze zawsze będziemy odwoływać się do tych samych o komórek, natomiast adresowanie bezwzględne, zawsze będzie działało w odniesieniu do komórki do której wstawiamy taka nazwę,
• Stałym – nazwy możemy zdefiniować także dla elementów stałych, takich jak dowolny ciąg znaków lub określona liczba.

Nazwy dla zakresów możemy definiować za pomocą Pola nazwy (białego paska znajdującego się po lewej stronie paska formuły), poprzez kartę Formuły lub poprzez menu kontekstowe. W przypadku Pola nazwy najpierw zaznaczamy komórki, którym nadajemy nazwy a następnie wpisujemy w pole własną nazwę; ważne aby po wpisaniu nazwy zatwierdzić ją klawiszem ENTER, w innym przypadku wpisana nazwa nie zostanie zapamiętana. Definiowanie nazw w dwóch pozostałych przypadkach przebiega w taki sam sposób, tzn. po kliknięciu Definiuj nazwę w menu kontekstowym komórki (lub na karcie Formuły, w sekcji Nazwy zdefiniowane) otwarte zostaje okno Nowa nazwa, które zawiera cztery pola:

• Nazwa – wpisujemy unikalną nazwę dla docelowych elementów,
• Zakres – określenie miejsca, gdzie dana nazwa ma obowiązywać, do wyboru mamy cały skoroszyt, lub dowolny jego arkusz,
• Komentarz – informacja od autora zawierająca dowolną treść; nie jest to typowy komentarz wyświetlany w arkuszu Excela a jedynie informacja, która możemy zobaczyć na liście zdefiniowanych nazw; pole komentarz może pozostać puste,
• Odwołuje się do – wpisujemy zakres, stałą lub funkcję, która będzie określana za pomocą zdefiniowanej nazwy; jeżeli odwołaniem ma być zakres możemy go zaznaczyć bezpośrednio na arkuszu w momencie wpisywania danych do okienka Nowa nazwa lub na początku, jeszcze przed jego otwarciem; zakres komórek nie musi być jednolity, tzn. pod jedna nazwa może kryć się kilka obszarów zaznaczonych wspólnie przy użyciu klawisz CTRL.

Definiując nazwy musimy pamiętać, z podlegają one pewnym ograniczeniom:

• Tworząc nazwy możemy stosować tylko litery, cyfry, kropki, znak podkreślenia ‘_’ oraz backslash ‘’,
• Pierwszy znak w nazwie nie może być cyfrą,
• Nazwy nie mogą być identyczne z możliwymi do uzyskania adresami komórek, np. A1, ADC12,
• Nie jest dozwolone stosowane spacji, powinniśmy je zastępować znakiem podkreślenia,
• Nazwy mogą zawierać maksymalnie 255 znaków,
• Wielkość liter w nazwach, tak jak i w całym Excelu, nie ma znaczenia.

Utworzonymi nazwami możemy zarządzać poprzez Menadżera nazw dostępnego na karcie Formuły. W oknie menadżera mamy podgląd na listę wszystkich utworzonych już nazw (to właśnie tutaj wyświetlane są dodane do nich komentarze), możemy je edytować oraz dodawać nowe. Dodatkowym ułatwieniem, szczególnie w przypadku gdy mamy do czynienia w bardzo długą listą nazw, jest możliwość ich filtrowania wg specjalnych kryteriów (nazwy z całego skoroszytu, z arkusza, nazwy poprawne oraz błędne a także możliwość wyświetlenia tylko nazw tabel).

W przypadku gdy chcielibyśmy wydrukować listę dostępnych w Excelu nazw musimy wkleić ją najpierw do arkusza, gdyż program nie pozwala na bezpośrednie drukowanie z Menadżera nazw. W tym celu musimy posłużyć się narzędziem Wklej nazwy, które dostępne jest po rozwinięciu listy przyciskiem Użyj w formule (okno Wklej nazwy możemy również wywołać skrótem klawiaturowym F3). Dzięki niemu mamy możliwość umieszczenia listy nazw w arkuszu (lista jest umieszczana na podstawie aktualnie utworzonych nazw i nie jest aktualizowana po dodaniu kolejnych; aby lista zawierała aktualne nazwy musimy po prostu wygenerować nową).

W sekcji Nazwy zdefiniowane znajduje się jeszcze kilka narzędzi ułatwiających użytkownikowi pracę na nazwach. Opcja Zastosuj nazwy dostępna pod przyciskiem Definiuj nazwy pozwala na zamianę zwykłych zakresów w formułach, na nazwy zdefiniowane już po utworzeniu funkcji, tzn. jeżeli w funkcji użyliśmy zakresu A1:A4, a następnie nazwaliśmy ten zakres w określony sposób to za pomocą Zastosuj nazwy możemy dokonać automatycznej zmiany w funkcji. Przycisk Użyj w formule wyświetla listę nazw, która możemy wstawić do komórki bezpośrednio po kliknięciu.

Za pomocą narzędzia Utwórz z zaznaczenia mamy możliwość definiować nazwy komórek w sposób automatyczny, tzn. poprzez nazwy użyte już w arkuszu w miejscu, które bezpośrednio przylega do definiowanego zakresu, np. mając tabelkę, która posiada nagłówki, chcemy zdefiniować nazwę każdej kolumny z danymi zgodnie z nagłówkiem – w tym celu zaznaczamy wszystkie kolumny wraz z nagłówkami a następnie wybieramy Utwórz z zaznaczenia, zaznaczamy opcję Górny wiersz (jako Utwórz nazwy na podstawie wartości z ).

Dana komórka/komórki może należeć do wielu zdefiniowanych zakresów, podobnie jak nic nie stoi na przeszkodzie, aby temu samemu zakresowi przypisać więcej niż jedna nazwę.