W programie Excel możemy nadawać dodatkowe nazwy istniejącym już elementom, dzięki czemu formuły wykorzystujące je mogą być bardzie przejrzyste i czytelne. Elementy, które mogą zawierać własne unikalne nazwy to:
Nazwy dla zakresów możemy definiować za pomocą Pola nazwy (białego paska znajdującego się po lewej stronie paska formuły), poprzez kartę Formuły lub poprzez menu kontekstowe. W przypadku Pola nazwy najpierw zaznaczamy komórki, którym nadajemy nazwy a następnie wpisujemy w pole własną nazwę; ważne aby po wpisaniu nazwy zatwierdzić ją klawiszem ENTER, w innym przypadku wpisana nazwa nie zostanie zapamiętana. Definiowanie nazw w dwóch pozostałych przypadkach przebiega w taki sam sposób, tzn. po kliknięciu Definiuj nazwę w menu kontekstowym komórki (lub na karcie Formuły, w sekcji Nazwy zdefiniowane) otwarte zostaje okno Nowa nazwa, które zawiera cztery pola:
Definiując nazwy musimy pamiętać, z podlegają one pewnym ograniczeniom:
Utworzonymi nazwami możemy zarządzać poprzez Menadżera nazw dostępnego na karcie Formuły. W oknie menadżera mamy podgląd na listę wszystkich utworzonych już nazw (to właśnie tutaj wyświetlane są dodane do nich komentarze), możemy je edytować oraz dodawać nowe. Dodatkowym ułatwieniem, szczególnie w przypadku gdy mamy do czynienia w bardzo długą listą nazw, jest możliwość ich filtrowania wg specjalnych kryteriów (nazwy z całego skoroszytu, z arkusza, nazwy poprawne oraz błędne a także możliwość wyświetlenia tylko nazw tabel).
W przypadku gdy chcielibyśmy wydrukować listę dostępnych w Excelu nazw musimy wkleić ją najpierw do arkusza, gdyż program nie pozwala na bezpośrednie drukowanie z Menadżera nazw. W tym celu musimy posłużyć się narzędziem Wklej nazwy, które dostępne jest po rozwinięciu listy przyciskiem Użyj w formule (okno Wklej nazwy możemy również wywołać skrótem klawiaturowym F3). Dzięki niemu mamy możliwość umieszczenia listy nazw w arkuszu (lista jest umieszczana na podstawie aktualnie utworzonych nazw i nie jest aktualizowana po dodaniu kolejnych; aby lista zawierała aktualne nazwy musimy po prostu wygenerować nową).
W sekcji Nazwy zdefiniowane znajduje się jeszcze kilka narzędzi ułatwiających użytkownikowi pracę na nazwach. Opcja Zastosuj nazwy dostępna pod przyciskiem Definiuj nazwy pozwala na zamianę zwykłych zakresów w formułach, na nazwy zdefiniowane już po utworzeniu funkcji, tzn. jeżeli w funkcji użyliśmy zakresu A1:A4, a następnie nazwaliśmy ten zakres w określony sposób to za pomocą Zastosuj nazwy możemy dokonać automatycznej zmiany w funkcji. Przycisk Użyj w formule wyświetla listę nazw, która możemy wstawić do komórki bezpośrednio po kliknięciu.
Za pomocą narzędzia Utwórz z zaznaczenia mamy możliwość definiować nazwy komórek w sposób automatyczny, tzn. poprzez nazwy użyte już w arkuszu w miejscu, które bezpośrednio przylega do definiowanego zakresu, np. mając tabelkę, która posiada nagłówki, chcemy zdefiniować nazwę każdej kolumny z danymi zgodnie z nagłówkiem – w tym celu zaznaczamy wszystkie kolumny wraz z nagłówkami a następnie wybieramy Utwórz z zaznaczenia, zaznaczamy opcję Górny wiersz (jako Utwórz nazwy na podstawie wartości z ).
Dana komórka/komórki może należeć do wielu zdefiniowanych zakresów, podobnie jak nic nie stoi na przeszkodzie, aby temu samemu zakresowi przypisać więcej niż jedna nazwę.