Drukowanie Skoroszytu

Obszar drukowania obejmuje domyślnie w Excelu zakres od początku arkusza (od komórki A1), aż do miejsca gdzie znajduje się ostatnia nie pusta komórka. Ustawienia początkowe powodują również, że nie są drukowane linie siatki oraz nagłówki wierszy i kolumn widoczne na ekranie. Aby zobaczyć w jaki sposób będzie wyglądał arkusz po wydruku musimy przejść do podglądu wydruku, który jest dostępny po kliknięciu opcji Plik/Drukuj lub po rozwinięciu sekcji Ustawienia strony na karcie Układ strony. Należy pamiętać, że nie zawsze wydruk jest wierną kopią tego co widzimy w arkuszu (np. różnica może wystąpić przy drukowaniu błędów i komentarzy; na wydruku nie są również uwzględniane zablokowane wiersze i kolumny arkusza).

Excel dzieli arkusz na strony w taki sam sposób jak przypadku innych programów, tzn. że umieszcza na jednej kartce tyle komórek na ile wystarcza miejsca pomiędzy marginesami. W widoku normalnym, w którym pracujemy na co dzień, nie widzimy w jaki sposób Excel podzieli arkusz (chyba, że posłużymy się opcją Podgląd wydruku). Aby przygotować arkusz do wydruku musimy posłużyć się różnymi sposobami wyświetlania dokumentu (dostępnymi na karcie Widok lub w dolnej części okna Excela – na pasku statusu, przy suwaku umożliwiającym skalowanie arkusza):

• Widok Układ stron – wyświetla arkusz podzielony na odrębne strony, na których znajdują się marginesy; w tym widoku arkusza mamy możliwość edycji nagłówka i stopki; dwukrotne klikniecie w dowolnym miejscu pomiędzy stronami (Ukryj odstęp) pozwala ukryć marginesy, dzięki czemu mamy możliwość wyświetlenia większego obszaru na ekranie monitora (ponowne kliknięcie w obszar między stronami (Pokaz odstępy) wyświetla z powrotem marginesy),
• Widok Podgląd podziału stron – wyświetla tylko tą część arkusza, która będzie wydrukowana i pokazuje granice podziału między stronami w formie linii (przerywanych – granice między stronami; ciągłych – granice zewnętrzne wydruku); pracując w tym widoku mamy możliwość ręcznej zmiany granic stron poprzez przesuwanie linii.

Po powrocie do widoku normalnego w arkuszu mogą być widoczne przerywane linie oznaczające granice podziału stron. Linie te, nie poza wskazywaniem podziału stron nie pełnią żadnej dodatkowej funkcji w arkuszu i zostaną one usunięte po ponownym otwarciu pliku. Wyłączenie widoczności linii możliwe jest również poprzez opcje programu. Należy wybrać Plik/Opcje/Zaawansowane i w grupie Opcje wyświetlania dla tego arkusza: odznaczyć Pokaż podziały stron (wyłączenie opcji Pokaż podziały stron jest niemożliwe jeżeli znajdujemy się w widoku Podgląd podziału stron lub Układ strony).

W sekcji Ustawienia strony, na karcie Układ strony mamy możliwość następujących ustawień:

• Marginesy – możemy wybrać jedno z ustawień standardowych lub opcję Marginesy niestandardowe, która pozwala określić każdy z marginesów ręcznie; dodatkowo mamy możliwość wyśrodkowania zawartości stron w pionie i poziomie, niezależnie od marginesów,
• Orientacja strony – pionowa lub pozioma w zależności od preferencji,
• Rozmiar papieru, na którym drukujemy, dzięki czemu otrzymamy rzeczywisty podgląd stron wydruku, po wybraniu opcji Więcej rozmiarów papieru przechodzimy do okienka, w którym oprócz rozmiaru mamy możliwość ustawienia skali dla wydruku (określamy wartość procentową lub ilość stron na których ma zmieścić się cały drukowany arkusz); warto tez zwrócić uwagę na pole Numer pierwszej strony: gdzie możemy wpisać liczbę od której ma rozpocząć się numerowanie,
• Obszar wydruku – korzystając z tej opcji ustawiamy obszar wydruku jako zakres tylko i wyłącznie zaznaczonych komórek; najpierw zaznaczamy konkretny obszar a następnie używamy narzędzia Obszar wydruku; pod przyciskiem znajdują się również dwie opcje, które staja się aktywne w momencie gdy mamy już ustawiony obszar wydruku:
  • Wyczyść obszar wydruku – powracamy do ustawień początkowych,
  • Dodaj do obszaru wydruku – dodajemy kolejne obszary, które chcemy drukować; każdy z obszarów zostanie wydrukowany na nowej stronie,

• Znaki podziału – umożliwia określenie miejsca, od którego będzie zaczynała się nowa strona; opcja pozwala również na usunięcie konkretnego podziału lub wszystkich podziałów jednocześnie (oczywiście bez podziału domyślnego),
• Tło – wstawiamy tło na cały arkusz; jest ono widoczne tylko w widoku normalnym; przy wydruku tło nie jest uwzględniane; aby wydrukować tło na kartce musimy posłużyć się ustawieniami stopki i nagłówka,
• Tytuły wydruku – mamy możliwość ustawienia wierszy i kolumn, które mają być powtarzane na każdej z wydrukowanych stron; opcja sprawdza się świetnie w przypadku drukowania bardzo dużych tabel.

Po wybraniu opcji Tytuły wydruku otwiera się karta Arkusz okna Ustawienia strony, gdzie możemy również ręcznie wpisać drukowany zakres, wybrać które elementy mają być drukowane (Linie siatki, Nagłówki wierszy i kolumn) oraz w jaki sposób mają być drukowane komentarze (brak na wydruku, druk w miejscu występowania oraz zbiorczy wydruk komentarzy na końcu arkusza) oraz błędy w komórkach (brak na wydruku, jako #N/D, w postaci kresek lub w postaci widocznej na arkuszu). W dolnej części okna istniej również możliwość określenia kolejności drukowania.

Sam proces drukowania możemy uruchomić przechodząc do grupy Drukuj dostępnejpod zielonym przyciskiem Plik. Kliknięcie w kontrolkę Drukuj na liście po lewej stronie nie powoduje rozpoczęcia drukowania, a otwiera cały szereg narzędzi przy pomocy, których możemy wprowadzić ostatnie poprawki przed drukowaniem.

W górnej części okna możemy rozpocząć drukowanie, ustalić ilość kopii oraz wybrać drukarkę. Poniżej na kolejnych rozwijanych listach ustawiamy:

• Zakres drukowania – wybieramy między drukowaniem aktywnego arkusza, całego skoroszytu lub tylko zaznaczonego obszaru komórek; dodatkowo istnieje możliwość zaznaczenia opcji Ignoruj obszar wydruku, która wyłączy działanie narzędzia z karty Układ strony,
• Zakres stron jaki ma być wydrukowany,
• Sposób drukowania kopii – do wyboru mamy drukowanie Posortowane (drukowanie całego zakresu kompletami) lub Nieposortowane (drukowanie każdej kolejnej strony w ilości egzemplarzy ustawionej w górnej części okna),
• Orientacja: pionowa lub pozioma,
• Rozmiar arkusza papieru,
• Marginesy,
• Rozmiar arkusza w stosunku do rozmiaru strony – mamy do wyboru wydruk standardowy, umieszczenie całego wydruku na jednej stronie oraz umieszczenie całego wydruku na wysokości jednej strony (Dopasuj wszystkie wiersze do jednej strony) i szerokości jednej strony (Dopasuj wszystkie kolumny do jednej strony).

Dodatkowo mamy możliwość otworzenia okienka Ustawienia strony i dokonania tam ustawień niestandardowych.

Po kliknięciu Plik/Drukuj w prawej części okna widzimy zawsze podgląd drukowanych stron (oczywiście widzimy go pod warunkiem, że arkusz nie jest pusty). W prawym dolnym rogu pod podglądem strony znajdują się dwa przyciski: Pokaż marginesy (mamy możliwość ręcznej modyfikacji rozmiarów marginesów, nagłówków i stopek oraz szerokości kolumn poprzez przesuwanie kwadratowych znaczników), Powiększ do strony (strona jest powiększana dzięki czemu, mamy możliwość zwrócenia większej uwagi na szczegóły).

Szukasz szkoleń z obsługi Excela? Sprawdź nasze kursy informatyczne – wśród nich kursy Microsoft i kursy Excel!