fbpx

Microsoft Power Automate: czym jest i do czego służy?

W tym artykule

  1. Czym jest Microsoft Power Automate?
  2. Jak działa Microsoft Power Automate?
  3. Dla kogo jest Power Automate?
  4. Podsumowanie
  5. Szkolenia

Czym jest Microsoft Power Automate?

Power Automate (dawniej Microsoft Flow) to usługa chmurowa, dzięki której użytkownicy danej firmy mogą w prosty sposób tworzyć przepływy pracy automatyzujące czasochłonne zadania i procesy biznesowe obejmujące wiele aplikacji i usług.

Mówiąc po polsku, Power Automate służy do automatyzowania procesów/czynności, które na co dzień wykonujemy manualnie, a są powtarzalne. Sytuacja wygląda trochę jak podczas tworzenia makr w Excelu, z tym że w Power Automate jest zdecydowanie prościej, ponieważ usługa nie wymaga od nas pisania żadnego kodu – praktycznie wszystko można sobie wyklikać – a także nie ogranicza się tylko do jednego programu (jak Excel), a współpracuje z całą rodziną usług Microsoftu i nie tylko!

Zautomatyzowanie codziennych czynności nie tylko przyspieszy naszą pracę, ale również podniesie wydajność i usprawni ją, ponieważ dzięki zautomatyzowanym procesom nie będziemy musieli już pamiętać o nudnych, żmudnych, codziennych obowiązkach, które są ważne, ale łatwo je pominąć z uwagi na ich rutynowość.

Jak działa Microsoft Power Automate?

Aby rozpocząć pracę z Power Automate wystarczy zalogować się na swoje konto w witrynie Office.com i na liście wszystkich aplikacji odnaleźć usługę Power Automate.

Power Automate

W głównym oknie usługi ujrzymy możliwość skorzystania z szablonu, czyli przygotowanego przez Microsoft, ale również i przez zwykłych użytkowników uprzednio stworzonego przepływu automatyzującego wybrane czynności. Istnieje bardzo duża szansa na to, że coś co chcemy zautomatyzować już zostało zrobione przez kogoś innego!

Jeśli nie interesuje nas szablon, a sami chcemy stworzyć coś, niekoniecznie zaczynając od zera możemy również skorzystać z wyboru łącznika, czyli wyzwalacza, który rozpoczyna dany przepływ. Aktualnie mamy dostęp do ponad 480 konektorów!

Power Automate

Samo tworzenie przepływu (flow) oznacza, że użytkownik musi wskazać jakiś wyzwalacz (trigger), czyli zdarzenie, które zainicjuje wykonanie danej akcji.

Np. w witrynie SharePoint pojawił się nowy dokument – to jest wyzwalacz, który inicjuje akcje takie jak: wysłanie maila do określonych osób o zadanej treści, a także wysłanie powiadomienia push na urządzenie mobilne przełożonych osób będących adresatami maila.

Powyższy przykład obrazuje nam siłę przepływów, mianowicie dzięki połączeniu usługi Power Automate z całą platformą Microsoft Power Platform oraz innymi (Microsoft 365, Dynamics 365, Azure i setki innych) możemy stworzyć kompleksowe rozwiązania biznesowe i wprowadzić innowację w całej organizacji.

Wszystko to prowadzi do zwiększenia wydajności pracy, natomiast tutaj pokazaliśmy możliwość tworzenia przepływów dla mniej zaawansowanych użytkowników. Jeśli ktoś jednak poszukuje więcej opcji to z pomocą przychodzi możliwość stworzenia przepływu „od zera”. W tym celu musimy kliknąć w przycisk Utwórz znajdujący się z lewej strony panelu Power Automate, gdzie przeniesiemy się do okna z możliwością wyboru pięciu aplikacji. Poniżej krótki opis każdej z nich:

  • Zautomatyzowany przepływ w chmurze (Automated Flow) – jest to przepływ wyzwalany automatycznie, np. wrzucasz film na YouTube, a Power Automate po wykryciu tego zdarzenia wykonuje akcję np. wysłania maila do subskrybentów i opublikowania tweeta na Tweeterze.
  • Błyskawiczny przepływ w chmurze (Instant Flow) – jest to przepływ wyzwalany na żądanie, np. klikamy w przycisk na urządzeniu mobilnym, które wywołuje akcję opóźnienia (np. 10 min). Po upłynięciu tego czasu wykonuje się następna akcja np. wysłanie przypomnienia z zaprogramowanym tekstem jako push notification na smartfona.
  • Zaplanowany przepływ w chmurze (Scheduled Flow) – jest to przepływ uruchamiany co jakiś interwał np. raz na miesiąc wysyłany jest mail do współpracowników z prośbą o uzupełnienie ważnego raportu.
  • Przepływ pulpitu (UI Flow) – jest to przepływ przypominający nagrywanie makra – możemy za pomocą nagrywarki zautomatyzować procesy w dowolnej aplikacji na pulpicie lub stronie internetowej (co nie wynika wprost z nazwy). Przykładowo możemy nagrać zapisywanie wielu dokumentów docx jako PDF.
  • Przepływ procesów biznesowych (Business Process Flow) – jest to przepływ, który wykonuje się krok po kroku. Aby wykonał się kolejny krok przepływu należy wpierw wykonać krok bieżący.
Power Automate

Power Automate dostępne jest aktualnie w czterech miejscach:

  1. Power Automate na komputer – służy do automatyzowania zadań opartych na regułach, wykorzystuje funkcje zrobotyzowanej automatyzacji procesów (RPA), działa na zasadzie wskazywania i klikania.
  2. Power Automate dla urządzeń mobilnych – służy do tworzenia i zarządzania przepływami za pomocą aplikacji mobilnej.
  3. Power Automate w przeglądarce – służy jako scentralizowany portal, w którym możemy tworzyć przepływy, dane, łączniki, doglądać analityki oraz zarządzać przepływami.
  4. Power Automate dla Teams – służy do zastosowania automatyzacji w obszarze roboczym usługi Microsoft Teams.

Dla kogo jest Power Automate?

Krótko mówiąc, Power Automate jest dla każdego pracownika IT i użytkownika biznesowego. Mając podstawową wiedzę na temat funkcjonowania procesów biznesowych w firmie i działając w porozumieniu z pionem IT użytkownik może tworzyć zautomatyzowane procesy, korzystając z platformy Power Automate, przy czym nie jest do tego wymagana znajomość kodu – większość rzeczy odbywa się za pomocą metody przeciągnij i upuść.

Jeśli mielibyśmy wyróżnić konkretnych odbiorców i opisać co mogą dla siebie „wyciągnąć” z usługi Power Automate to możemy wskazać dwie grupy:

  • Pierwszą grupą są tzw. „biznesowi integratorzy”, którzy współpracują z działem IT, aby przenieść odpowiedzialność za rozwiązania biznesowe bliżej samego biznesu.
  • Druga grupą są osoby decyzyjne w dziale IT, które chcą dać partnerom biznesowym większą samodzielność w tworzeniu własnych rozwiązań, aby informatycy i specjaliści od integracji mogli skoncentrować swoją wiedzę na bardziej zaawansowanych narzędziach.

Podsumowanie

Jak widać po niniejszym wpisie Microsoft Power Automate jest usługą, która może wspomóc firmy w wydajniejszym prosperowaniu i odciążeniu pracowników. Za pomocą Power Automate możesz np.:

  • automatyzować procesy biznesowe,
  • wysyłać automatyczne przypomnienia dla zaległych zadań,
  • przenosić dane biznesowe między systemami według harmonogramu,
  • łączyć się z wieloma źródłami danych lub wszelkimi publicznie dostępnymi interfejsami API,
  • automatyzować zadania na komputerze lokalnym, takie jak korzystanie z danych w programie Word czy Excel,
  • i wiele innych!

Tylko pomyśl, ile czasu można oszczędzić dzięki prostej automatyzacji powtarzających się ręcznych czynności za pomocą rejestracji kliknięć myszą czy naciskania sekwencji przycisków!

Zobacz również

Szkolenia

Gratulacje!
Wniosek został wysłany prawidłowo.
Dziękujemy za przesłanie zapytania. Skontaktujemy się z Tobą najszybciej jak to możliwe.