Import pliku z One Drive lub SharePoint przez Power Query

Wprowadzenie

Usługi chmurowe, takie jak OneDrive czy SharePoint, stanowią fundament współczesnej pracy z danymi w organizacji. Pozwalają na przechowywanie, udostępnianie oraz integrację plików w sposób, który eliminuje konieczność manualnego przesyłania i aktualizacji dokumentów. W połączeniu z narzędziami analitycznymi, takimi jak Power Query, możliwe staje się automatyczne pobieranie oraz przekształcanie danych, co usprawnia proces ich analizy i raportowania.

Dzięki zastosowaniu metod opisanych w niniejszym artykule, zarządzanie danymi w Excelu stanie się bardziej efektywne, a praca nad raportami będzie przebiegać w sposób bardziej zoptymalizowany. Szczegółowo omówione zostaną sposoby pobierania danych z OneDrive czy SharePoint, tak aby zapewnić maksymalną funkcjonalność i elastyczność w ich wykorzystaniu.

Jak pobrać dane z OneDrive lub SharePoint

Power Query umożliwia pobieranie danych z plików przechowywanych na OneDrive, zarówno z folderu osobistego, jak i udostępnionego przez innych użytkowników. Proces ten różni się w zależności od lokalizacji pliku i sposobu jego przechowywania. Poniżej pokazujemy szczegółowy opis procedury pobierania danych.

Pobieranie jednego pliku z OneDrive – lokalnie

Jeśli plik znajduje się w folderze OneDrive zsynchronizowanym na komputerze, można go łatwo zaimportować do Power Query.

Należy:

• W pliku Excel
• Przejść do zakładki Dane > Pobierz dane > Z pliku > Ze skoroszytu.
• Wybrać skoroszyt Excel z folderu OneDrive.
  • To zadziała tak samo jakby plik był w jakimkolwiek innym folderze na dysku.

UWAGA! Należy pamiętać, że w takim przypadku połączenie jest lokalne, co oznacza, że jedynie użytkownik mający dostęp do tego pliku na swoim komputerze może je odświeżyć.

Pobieranie jednego pliku z OneDrive za pomocą linku do pliku poprzez URL – sposób 1

Jeżeli plik znajduje się na OneDrive w chmurze, konieczne jest pozyskanie jego odpowiedniego linku. Link ten można uzyskać poprzez:

• Otworzenie pliku w stacjonarnym programie Excel.
• Przejście do Plik > Informacje.
• Na samej górze wybieramy Kopiuj ścieżkę
  • Nie wybieramy Kopiuj ścieżkę lokalną ponieważ jest to to samo co w poprzednim przykładzie
    • C:\Users\UserName\OneDrive – Expose sp. z o.o\Documents\NazwaPliku.xlsx
  • Natomiast przycisk Kopiuj ścieżkę pozwoli na połączenie zdalne dostępne globalnie
    • https://exposespzoo-my.sharepoint.com/personal/userName_exposespzoo_onmicrosoft_com/Documents/Documents/NazwaPliku.xlsx?web=1

UWAGA! Końcówkę skopiowanego URL „?web=1” będzie trzeba skasować. Na szczęście pominięcie tego kroku nie spowoduje nic złego, tylko dostaniemy odpowiedni komunikat, aby to zrobić:

Nie należy również kopiować linku bezpośrednio z przeglądarki online ani korzystać z opcji Kopiuj link w aplikacji OneDrive, ponieważ taki link nie będzie działał w Power Query.

Po uzyskaniu odpowiedniego linku należy:

• W docelowym pliku Excel przejść do Dane > Pobieranie i przekształcanie danych > Z sieci Web.
• Wkleić skopiowany link do pola adresu URL (bez „?web=1” na końcu)

Po pobraniu pliku pojawi się panel z Dostępem do zawartości sieci Web. Powinno się zalogować na konto organizacyjne.

• Zaimportować dane (połączyć się) do Power Query.

Po poprawnym wprowadzeniu linka możemy połączyć się w celu dokonania ewentualnych przekształceń lub bezpośredniego załadowania danych gdy są odpowiedniej formie i kształcie.

W pierwszym kroku zastosowanych kroków w Power Query od razu możemy zobaczyć połączenie zdalne, które nie odnosi się do lokalnego dysku zwykle zaczynającego się C:\ .

Pobieranie danych z jednego pliku z OneDrive – sposób 2

Jeśli celem jest połączenie się z całym folderem na OneDrive, a nie pojedynczym plikiem, należy wykonać następujące kroki:

• W Excelu przejść do Dane > Pobieranie i przekształcanie danych > Z sieci Web.
• Wkleić link do folderu OneDrive, który można uzyskać przez przeglądarkę internetową:
  • W swoim folderze One Drive uruchomionym w przeglądarce internetowej
  • Uruchamiamy go klikając w Windowsie prawym myszy na naszym folderze One Drive i wyświetlamy Online

• Wybieramy Moje Pliki i wybieramy dowolny plik w folderze

• Wybieramy trzy kropeczki obok nazwy pliku i klikamy szczegóły, które są na samym dole

• Po prawej stronie pokaże się okno, którym prawie na samym dole będzie opcja do skopiowania pełnej ścieżki (na razie) do samego wybranego pliku.
• Kopiujemy ścieżkę razem z rozszerzeniem .xlsx, czyli takim jakim w danym momencie chcemy pobrać.
• W docelowym pliku Excel wybieramy na karcie Dane pobieranie z sieci Web.
• Wklejamy cały skopiowany adres wraz z plikiem na końcu i zatwierdzamy OK.
• Logujemy się danymi z konta organizacyjnego i łączymy się z nawigatorem.

Podsumowanie

Pobieranie danych z OneDrive czy SharePoint przy użyciu Power Query to skuteczna metoda automatyzacji procesu analizy i raportowania.

Kluczowe kroki obejmują:

• Wybór odpowiedniej metody pobierania danych (lokalne pliki, linki do plików, całe foldery).
• Odpowiednie kopiowanie ścieżek do plików, unikanie linków przeglądarkowych.
• Użycie filtrów w Power Query do selekcji danych.
• Skonfigurowanie automatycznego odświeżania danych.

Zalety:

• Eliminacja potrzeby ręcznego importowania plików.
• Możliwość pracy na żywych danych przechowywanych w chmurze.
• Zwiększona efektywność i automatyzacja procesów.

Wady i ograniczenia:

• Konieczność zachowania poprawnych ścieżek dostępu.
• Możliwe problemy z uprawnieniami użytkowników.
• Dzięki tym metodom praca z danymi staje się bardziej elastyczna i efektywna, pozwalając na optymalizację procesów analizy i raportowania.

Zobacz poradnik na YouTube

Zobacz również:

Szkolenia: