W dzisiejszym cyfrowym świecie przekształcanie papierowych danych do postaci elektronicznej jest często codzienną potrzebą. Nie każdy wie, że można papierowe lub nieedytowalne dane w dosyć łatwy i zautomatyzowany sposób zaczytywać i przekształcać. Narzędzie „Dane z obrazu” w Excelu 365 rozwiązuje ten problem w sposób szybki i nowoczesny. Jeśli masz wydrukowaną fakturę, tabelę z czasopisma lub dane na ekranie komputera w formie „nieedytowalnej”, możesz je w kilka chwil zamienić w edytowalną tabelę w Excelu. Dzięki funkcjonalności opartej na technologii OCR rozpoznawania tekstu (Optical Character Recognition), nie musisz już przepisywać danych ręcznie i tworzyć tabeli od podstaw. Warto dodać, że funkcjonalność ta najpierw pojawiła się w mobilnej aplikacji Excel, a od 2022 roku dostępna jest również w Excelu 365 na komputery stacjonarne.
Czym jest opcja „Dane z obrazu”?
To narzędzie dostępne jest na karcie Dane w Excelu 365 (Windows), w grupie Pobieranie i przekształcanie danych.
Umożliwia przekształcenie grafiki (np. skanu, zrzutu ekranu czy zdjęcia tabeli) w prawdziwe dane w komórkach Excela.
Dostępne są dwie opcje:
Z obrazu z pliku
Z obrazu wcześniej skopiowanego ze schowka
Po wybraniu pliku z obrazem Excel uruchamia mechanizm OCR, analizuje obraz i tworzy podgląd danych, który można edytować przed wstawieniem do arkusza.
Kiedy warto korzystać z funkcjonalności „Z obrazu”?
Masz dane tylko w formie papierowej (np. faktura, dokument, książka).
Otrzymałeś obraz lub zrzut ekranu z tabelą.
Nie da się zaznaczyć i skopiować tabeli ze strony WWW lub PDF-a.
Chcesz szybko przenieść dane z prezentacji lub tablicy do arkusza.
Sprawdź kursy Microsoft Power Query!
Oczywiście na łamach jednego artykułu nikt nie jest w stanie odkryć wszystkich tajemnic narzędzia, dlatego jeśli chcesz dowiedzieć się dużo więcej i przetestować rozwiązania w praktyce, koniecznie zapisz się na nasze szkolenia z Power Query!
Upewnij się, że obraz jest ostry, dobrze oświetlony, uchwycony na wprost.
Przytnij go tak, by zawierał tylko potrzebne dane i skopiuj do schowka lub zapisz na dysku.
Krok 2: Wczytanie obrazu do Excela
Przejdź do karty Dane > Z obrazu.
Wybierz Z pliku lub Ze Schowka.
Excel analizuje obraz i otwiera okno „Dane z obrazu”.
Krok 3: Weryfikacja i edycja danych
Excel wyświetli podgląd tabeli.
Błędy (np. niepewne znaki) zaznaczone będą na czerwono.
Kliknij pole i popraw je, jeśli to konieczne.
W poniższym przykładzie formatowanie liczb jest w konwencji ani polskiej ani amerykańskiej tzn. separatory tysięcy są nieprawidłowe i Excel nie rozpozna tego jako liczby. Kropki z liczb (a mówiąc precyzyjniej z tekstu wyświetlającego liczby) będzie trzeba usunąć. Dodatkowo Excel nie rozpoznał podziału kolumn w kwocie VAT oraz Brutto. Pozostałe informacje Excel odczytał bezbłędnie.
Ze względu na małą ilość danych można próbować naprawić te błędy przed wstawieniem do komórek, jednak aby pozostawić liczby jako teksty w celu podziału kolumn to korekty te wykonamy bezpośrednio w Excelu.
UWAGA! To samo zdjęcie zaczytane ponownie (jako kolejna próba) nie musi wyglądać tak jak poniżej. Może być lepiej lub gorzej. Warto czasem poeksperymentować. Im większa rozdzielczość i mniej danych tym lepsza szansa na lepsze odczytanie informacji.
Krok 4: Wstawienie danych
Kliknij Wstaw dane.
Microsoft zdejmuje z siebie odpowiedzialność za potencjalne błędy w odczycie w kolejnym oknie dialogowym 😊.
Tabela zostanie przeniesiona do arkusza jako zwykły zakres komórek.
Krok 5: Szybka korekta w miejscu docelowym
Obramowanie tabeli
Przeniesienie numeru zamówienia nad tabelę
Podział kolumny z VAT na dwie
Naprawa formatów liczbowych
Kroki do poniższych przykładów są identyczne jak powyżej. Jedyna różnica jest taka, że może wymagać wyboru pliku z dysku, a nie ze schowka.
Jak zaimportować tabelę z faktury papierowej do Excela?
Zrób zdjęcie faktury, najlepiej w tych czasach używając smartfona. W Excelu wybierz Z obrazu z pliku i wskaż to zdjęcie. Po analizie skoryguj błędy (np. wartości liczbowe), a następnie kliknij Wstaw dane. Dane z faktury trafiają prosto do arkusza.
Jak odczytać dane z nieedytowalnego PDF-a?
Zrób zrzut ekranu tabeli w pliku PDF (np. Win+Shift+S). Przejdź do Excela i wybierz Z obrazu ze Schowka. Excel odczyta dane i umożliwi ich korektę. To dobry sposób na import z PDF bez kopiowania i czyszczenia formatowania.
UWAGA! Jest osobny konektor przeznaczony bezpośrednio dla PDF.
Jak skopiować dane z tabeli na stronie internetowej?
Jeśli kopiowanie danych nie działa poprawnie (np. formatowanie się psuje), zrób zrzut ekranu. Następnie użyj opcji Z obrazu ze Schowka. Excel zinterpretuje dane z ekranu i zapisze je jako tabelę.
Jak zaczytać dane z tablicy lub slajdu PowerPoint?
Zrób zdjęcie prezentacji lub notatek z tablicy. Zadbaj o jakość obrazu i prostą perspektywę. W Excelu użyj Z obrazu z pliku i popraw ewentualne błędy. W ten sposób zapiszesz wyniki w arkuszu.
Najczęstsze problemy i ich rozwiązania
Litery mylone z cyframi: O zamiast 0 lub I zamiast 1. Poprawiaj je w oknie podglądu.
Nieprawidłowy podział komórek: Dwa elementy z jednej komórki mogą być rozdzielone lub dwie komórki połączone w jedną jak na naszym powyższym przykładzie. Możesz je potem łączyć w Excelu lub dzielić za pomocą narzędzia Tekst Jako Kolumny lub funkcjami.
Brak formatowania: Wstawiane dane nie mają kolorów czy formuł. To normalne, bo import dotyczy tylko wartości.
Porady i triki zaawansowane
Zadbaj o jakość obrazu: Dobre światło, bez przekątnej perspektywy. Nawet małe rozmycie lub próba poprawy jakości/ostrości może sprawić że Excel nie poradzi sobie z danymi i pojawią się błędy do czasochłonnej naprawy.
Poniżej przykład tego samego źródła co wcześniej tylko z lekko nieostrym tekstem
Skan zamiast zdjęcia: Używaj w miarę możliwości aplikacji do skanowania, aby jakość dokumentu była możliwie jak najlepsza.
Excel wykorzystuje zaawansowane algorytmy AI do analizy obrazu, jednak nie zawsze jest w 100% pewien poprawności odczytanych wartości lub struktury tabeli. Dlatego przed zatwierdzeniem importu program oferuje okno podglądu wyników z możliwością edycji. Elementy potencjalnie błędne są oznaczone czerwonym obramowaniem lub tłem – mogą to być np. nietypowo odczytane znaki albo fragmenty tekstu, co do których pewność rozpoznania jest niska. Użytkownik ma możliwość skorygowania takich pól bezpośrednio w oknie „Dane z obrazu”. Wystarczy kliknąć na czerwono oznaczoną komórkę: Excel wyświetli podpowiedź lub edytowalne pole tekstowe, w którym możemy wpisać poprawną wartość. Po wprowadzeniu poprawki zatwierdzamy ją (np. przyciskiem Zaakceptuj w okienku korekty) i możemy przejść do kolejnego ewentualnego błędu. W ten sposób da się edytować zarówno wartości (np. poprawić literówki w tekście, zamienić przecinek na kropkę w liczbie itp.), jak i strukturę. Co ważne, nie musimy poprawiać wszystkiego od razu – jeśli przeoczymy jakiś błąd lub świadomie zignorujemy ostrzeżenie, dane i tak zostaną wstawione. Nadal będziemy mogli je poprawić już bezpośrednio w arkuszu. Jednak poprawienie maksimum błędów na etapie podglądu jest zalecane, aby ostateczna tabela w arkuszu była jak najbardziej czysta i zgodna z oczekiwaniami.
UWAGA! Pamiętaj, że Microsoft zadbał o swoje bezpieczeństwo, tak więc i Ty zadbaj o swoje 😊 . Wgranie niepoprawnych danych będzie niestety tylko winą osoby klikającej przycisk „WSTAW MIMO TO”.
Użyj Power Query do dalszej analizy danych (np. dzielenie kolumn, filtrowanie, usuwanie wierszy czy kolumn).
Po wstawieniu rozpoznanej tabeli do arkusza możemy traktować ją jak zwykły zakres danych Excela. Oznacza to, że wszystkie standardowe operacje są dozwolone. Choć polecenie „Dane z obrazu” znajduje się na karcie Dane obok innych źródeł, efekt jego działania nie jest powiązany z żadnym zewnętrznym źródłem ani zapytaniem. Innymi słowy, po wstawieniu tabela nie posiada zaplecza w postaci zapytania Power Query, do którego można by odświeżyć dane – jest to po prostu statyczny zestaw komórek. Taki zakres danych możemy jednak dowolnie przekształcać przy użyciu narzędzi Excel, w tym także Power Query, jeśli zajdzie taka potrzeba.
Działa tylko w Excelu 365 na Windows 10+ i wymaga obecności WebView2. Jest to używany w aplikacjach pakietu Microsoft 365 do wyświetlania treści internetowych, np. w Teams. W przypadku środowisk firmowych, gdzie aktualizacje są kontrolowane przez administratorów IT, może być konieczne ręczne zainstalowanie WebView2 lub aktualizacja pakietu Office. Należy jednak podkreślić, że funkcjonalność „Dane z obrazu” jest dostępna wyłącznie w wersji Excel 365 (subskrypcyjnej) i nie pojawi się w żadnej formie w starszych wersjach, takich jak Excel 2016 i innych – nawet jeśli system operacyjny i składnik WeView2 spełniają wymagania techniczne. „Dane z obrazu” nie ma nawet w wersji Excel 2024!
Użytkownicy komputerów Mac: Narzędzie „Dane z obrazu” nie jest obecnie dostępne w Excelu dla macOS. Nawet jeśli masz subskrypcję Microsoft 365 na MacOS, opcja ta nie pojawi się w Excelu. Wynika to z faktu, że funkcjonalność ta opiera się na technologii WebView2 oraz komponentach systemu Windows, które nie są dostępne na platformie macOS.
Mechanizm OCR rozpoznaje wyłącznie określone zestawy znaków. Na szczęście język polski jest wspierany, podobnie jak większość języków europejskich. Znaki spoza obsługiwanych alfabetów (np. cyrylica, pismo azjatyckie) mogą nie zostać poprawnie odczytane. Upewnij się, że tekst na obrazie jest w jednym z obsługiwanych języków.
Format i jakość obrazu: Excel akceptuje typowe formaty plików graficznych: JPEG/JPG, PNG, BMP, GIF, TIFF itp. Nie obsługuje bezpośrednio plików PDF czy dokumentów – jeśli dane są w PDF, zrób z niego zdjęcie lub zrzut ekranu. Sam obraz powinien być czytelny, ostry i odpowiednio duży, aby OCR mógł prawidłowo rozpoznać znaki. Unikaj zdjęć poruszonych, niewyraźnych lub w niskiej rozdzielczości, gdyż mogą one utrudnić działanie funkcji.
Do pobierania danych z PDF jest osobne narzędzie, o którym było wcześniej.
Połączenia z innymi narzędziami Excela
Power Query: Zaznacz wstawione dane > Dane > Z tabeli/zakresu. Rozpoczniesz edycję w Power Query. Zapraszamy na nasz kurs Power Query 😊
X.WYSZUKAJ / WYSZUKAJ.PIONOWO itd.: Łącz dane z innych arkuszy po kluczu za pomocą funkcji Excelowych.
Tabela przestawna: Użyj danych z obrazu jako źródła analizy w formie raportu tabeli przestawnej.
Podsumowanie
„Dane z obrazu” to funkcjonalność, która przenosi pracę z Excela na wyższy poziom. Pozwala szybko zaczytać dane z tabel w formie zdjęć, zrzutu ekranu lub innych obrazów. Choć często wymaga poprawek, oszczędza godziny ręcznego przepisywania. Wszystko zależy od jakości zdjęcia czy skanu.
Jeśli dane wynikowe nie są w formie idealnej warto rozważyć użycie Power Query w celu precyzyjnej i automatycznej naprawy. Jeśli często pracujesz z danymi w formie obrazkowej lub papierowej – ta funkcjonalność Excela 365 może stać się Twoim nowym narzędziem nr 1.
