Funkcje związane z datą i godziną

Excel potrafi bez problemu operować danymi odpowiadającymi za datę i godzinę (oczywiście w przypadku, gdy jest ona podana w odpowiednim formacie). Aby wyświetlić informację na temat aktualnej daty w taki sposób aby była ona automatycznie aktualizowana musimy użyć funkcji DZIŚ. Funkcja pobiera datę z systemu operacyjnego i wyświetla ją jako wynik działania (jeżeli w systemie operacyjnym data nie jest zgodna z prawdziwą, Excel również nie wyświetli poprawnej daty). Składnia funkcji DZIŚ:

DZIŚ()

Jak widać funkcja nie wymaga wpisywania żadnego argumentu, jednak wymaga zastosowania nawiasów.

Druga funkcją zwracającą informację na temat aktualnej daty, ale tym razem z uwzględnieniem godziny jest TERAZ. Działa ona identycznie jak funkcja DZIŚ – również pobiera datę z sytemu i nie wymaga argumentów. Składnia funkcji TERAZ:

TERAZ()

Pamiętajmy, że samo użycie funkcji może nie spowodować, że zostanie ona poprawianie wyświetlona w Excelu (np. używając funkcji TERAZ w komórce, która ma narzucony format składający się z samej daty, nie zobaczymy od razu godziny). Funkcje zwracają określoną wartość i umieszczają ją w komórce, a to w jaki sposób będzie ona wyświetlana zależy od tego jaki format liczbowy ustawimy dla danej komórki. Funkcje DZISIAJ i TERAZ nie są również automatycznie aktualizowane, tzn. np. korzystając z funkcji TERAZ, w formacie gdzie widoczne są sekundy nie oczekujmy, że wartość komórki będzie zmieniała się co sekundę – funkcje w Excelu są przeliczane podczas aktualizowania arkusza (skrót F9, bądź podczas użycia ENTERA po wprowadzeniu danych do arkusza).

Istnieje też grupa funkcji, które potrafią utworzyć poprawny zapis daty lub godziny na podstawie argumentów odpowiadających za poszczególne składowe daty lub godziny. Funkcje odpowiedzialna na utworzenie poprawnej daty to DATA, jej składnia wygląda następująco:

DATA(rok; miesiąc; dzień)

Gdzie poszczególne wartości argumentów odpowiadają oczywiście za elementy ujęte w ich nazwie. Sprawa nie jest skomplikowana dopóki, używamy liczb, które mieszczą się w zakresie odpowiadającym danemu elementowi. Warto wiedzieć co stanie się jeżeli podamy liczby spoza akceptowanego zakresu:

w przypadku roku:

• podanie liczby mniejszej niż zero powoduje wyświetlenie komunikatu o błędzie, taki sam efekt przyniesie wpisanie liczby większej lub równej 10000,
• wpisanie liczby od 0 do 1899 spowoduje, że do wartości odpowiadające za rok dodane zostanie 1900,
• jeżeli chcemy otrzymać rok w takiej postaci jak wpisaliśmy, powinniśmy wpisać liczbę z zakresu 1900-9999, gdyż, Excel akceptuje tylko daty na przestrzeni tych lat,

w przypadku miesiąca:

• użycie wartości większej niż 12 spowoduje zamianę 12 miesięcy pobranych z liczby na rok i dodanie go do argumentu rok funkcji,
• użycie liczby mniejszej od 1 powoduje, że wartość bezwzględna tej liczby (powiększona o jeden) zostaje odjętą od pierwszego miesiąca danego roku (a co za tym idzie wartość argumentu rok zmniejszy się o jeden),

w przypadku dni:

• użycie wartości większej niż liczba dni przypadających na określony miesiąc spowoduje zamianę na pełny miesiąc (dodanie wartości do argumentu miesiąc), reszta pozostała z odejmowania zostanie zapisana jako dzień kolejnego miesiąca,
• użycie liczby mniejszej od 1 powoduje, że wartość bezwzględna tej liczby (powiększona o jeden) zostaje odjęta od pierwszego dnia danego miesiąca (a co za tym idzie wartość argumentu miesiąc zmniejszy się o jeden).

Proces odwrotny do łączenia elementów w celu utworzenia daty, otrzymamy przy pomocy funkcji ROK, MIESIĄĆ, DZIEŃ. Składnia funkcji ROK:

ROK(liczba_kolejna)

Składnia funkcji MIESIĄC:

MIESIĄC(liczba_kolejna)

Składnia funkcji DZIEŃ:

DZIEŃ(liczba_kolejna)

Argument liczba_kolejna, w każdym przypadku oznacza datę (liczbę), z której ma zostać wyodrębniony określony element.

Bardzo podobnie wygląda sytuacja w przypadku zapisu godzinowego. Zapis taki możemy uzyskać przy pomocy funkcji CZAS, która tworzy go za pomocą odpowiednich argumentów. Składnia funkcji CZAS:

CZAS(godzina; minuta; sekunda)

Argumenty funkcji to wartości liczbowe odpowiadające nazwom. W przypadku użycia argumentu o wartości większej niż dopuszczalna (wartość większa niż: 23 dla godzin oraz 59 w przypadku minut i sekund) zostaną one przekonwertowane na inny argument, tzn. np. użycie 70 w przypadku sekund sprawi, że otrzymamy minutę i 10 sekund – minuta oczywiście zostanie dodana do argumentu minuta, natomiast argument sekunda przyjmie wartość 10. Liczby dopuszczalne dla argumentów mieszczą się w zakresie 0 – 32767.

Istnieją oczywiście funkcje o działaniu przeciwnym, które z gotowego zapisu czasu wyodrębniają godziny, minuty i sekundy. Składnia funkcji GODZINA:

GODZINA(liczba_kolejna)

Składnia funkcji MINUTA:

MINUTA(liczba_kolejna)

Składnia funkcji SEKUNDA:

SEKUNDA(liczba_kolejna)

Argumenty liczba_kolejna zawierają wartość, będącą zapisem czasu, z której wyodrębnione zostaną godzina, minuta i sekunda.