Kalendarz to narzędzie, bez którego trudno obyć się w pracy, szkole czy w domu. Są osoby, które preferują zapisywanie wszystkiego w klasyczny sposób, czyli na papierze, w kalendarzu książkowym, ew. ściennym, ale są też osoby, które muszą mieć wszystkie terminy zawsze przy sobie. Wtedy korzystamy z kalendarzy online i usług w chmurze.
My w tym artykule niejako połączymy sobie te dwa sposoby i własnoręcznie stworzymy kalendarz w Excelu, który oczywiście będzie cyfrowy, można go zabrać wszędzie, ale również będziemy mogli go wydrukować i powiesić np. na tablicy koło monitora w pracy.
Stworzyć kalendarz w Excelu można na bardzo wiele sposobów, zależą one po pierwsze od tego jaki rodzaj kalendarza nas interesuje (dzienny, miesięczny, roczny), a także jakiego finalnego efektu oczekujemy. Czy chcemy po prostu szybko mieć jakikolwiek kalendarz (skorzystać z gotowca), czy chcemy poświęcić więcej czasu i przygotować sobie raz, a porządnie własny kalendarz czy w ogóle chcielibyśmy stworzyć sobie swoisty generator kalendarzy.
W niniejszym artykule pokażemy dwa pierwsze sposoby, a o trzecim tylko wspomnimy – będzie to część dla osób chętnych i bardziej zaawansowanych. 😊
Skorzystanie z szablonu arkusza
Pierwszą i zarazem najprostszą metodą na stworzenie estetycznego i gotowego kalendarza jest skorzystanie z szablonów, które udostępnia firma Microsoft. Są to uprzednio przygotowane, odpowiednio sformatowane, estetyczne arkusze, które możemy wykorzystać bez żadnych przeróbek, ale również nic nie stoi na przeszkodzie, aby je edytować pod własne potrzeby.
Korzystanie z szablonów w Excelu to najszybsza i najwygodniejsza metoda jeśli potrzebujemy zrobić jakieś zadanie „na cito” i do tego nie jesteśmy zmuszeni do stosowania jakiegoś specjalnego, ustalonego schematu kolorów czy formatów.
Aby skorzystać z szablonów mamy do wyboru dwie możliwości:
Pierwsza to odwiedzenie strony internetowej https://templates.office.com/, na której znajdziemy różne szablony do programów pakietu Office, nie tylko do Excela. Wystarczy wpisać w wyszukiwarce interesujące nas słowo, a pod spodem zostaną zwrócone wyniki wyszukiwania. Wybieramy interesujący nas szablon i mamy możliwość pobrania go na swój komputer. Wystarczy taki plik otworzyć i gotowe – szablon jest gotowy do użytku.
Druga metoda to wyszukanie szablonu bezpośrednio w aplikacji Excel. Aby to wykonać, w programie musimy przejść na kartę Plik, wybrać kategorię Nowy i w polu do wyszukiwania podać interesującą nas frazę. Po przeszukaniu w bazie szablonów program zwróci nam w odpowiedzi szablony do wyboru. Wtedy wystarczy kliknąć na interesującą nas ikonę, przeczytać opis i jeśli chcemy pobrać taki szablon – kliknąć Utwórz. Nowy plik Excela zostanie stworzony, a w nim arkusz z szablonem.
Jeśli w wynikach wyszukiwania otrzymaliśmy za mało satysfakcjonujących nas szablonów to polecamy korzystać z obu metod na przemian, ponieważ jeden i drugi sposób zwróci nam w wyniku różne szablony, bardzo często nie pokrywające się ze sobą.
Ręczne stworzenie kalendarza w arkuszu „od zera”
Jeśli nie chcemy szukać gotowego szablonu albo żaden z proponowanych nam się nie podoba musimy stworzyć kalendarz ręcznie. W przykładzie szybko stworzymy sobie w pustym arkuszu miesięczny kalendarz, wystarczy nam tylko kilka kroków, aby osiągnąć cel. 😊
Do komórki A1 wpisujemy miesiąc i rok (np. styczeń 2021). Excel prawdopodobnie potraktuje taki zapis jako datę i w pasku formuły pojawi nam się pełna data, czyli 01.01.2021. Aby taka data w komórce wyglądała jak „styczeń 2021” musimy użyć niestandardowego formatu liczby. W tym celu przechodzimy na karcie Narzędzia główne do sekcji Liczba i z listy rozwijanej wybieramy Więcej formatów liczb.
W kategorii Niestandardowe w polu tekstowym podajemy własny format, który wygląda tak: mmmm rrrr. Cztery razy powtórzona literka M odpowiadająca za wyświetlenie pełnej nazwy miesiąca i cztery razy literka R odpowiadająca za wyświetlenie roku z daty.
W komórkach od A2 do G2 wpisujemy kolejno dni tygodnia od Poniedziałku do Piątku, przy czym wystarczy wpisanie tylko pierwszego dnia, a następnie przeciągnięcie tej komórki za Uchwyt wypełniania w prawo do momentu, aż w dymku z podpowiedzią zobaczymy ostatni dzień tygodnia.
Kolumny z danymi zaznaczamy i ustawiamy na nich jedną szerokość. W tym celu klikamy PPM na zaznaczeniu i klikamy przycisk Szerokość kolumny, gdzie ustawiamy wartość 20.
Nad dniami tygodnia możemy scalić komórki w jedną tak, aby wartość z A1 była nagłówkiem nad naszym kalendarzem. Wykorzystujemy do tego narzędzie Scal i wyśrodkuj. Zwiększamy czcionkę wedle uznania. Możemy dodatkowo wyśrodkować tekst w komórkach z dniami tygodnia.
Kolejnym krokiem jest wpisanie kolejnych dni miesiąca rozpoczynając od pierwszego i wypełnienie następnych komórek liczbami kolejnymi. Możemy tutaj skorzystać z narzędzia Wypełnij serią (albo przeciągamy za jedną komórkę z liczbą i potem z przycisku o nazwie Opcje autowypełniania wybieramy opcję Wypełnij serią albo podczas przeciągania komórki trzymamy wciśnięty lewy przycisk Ctrl).
Zaznaczamy wiersze z dniami miesiąca i ustawiamy im Wysokość wiersza np. 80. Dzięki temu nasz arkusz coraz bardziej zaczyna przypominać kalendarz.
Na komórkach z liczbami ustawiamy wyśrodkowanie w poziomie do prawej strony i w pionie do góry, czyli używamy przycisków Wyrównaj do prawej i Wyrównaj do góry.
Ostatni krok to już czysto estetyczne elementy takie jak obramowanie Wszystkie krawędzie ustawione na całym naszym kalendarzu, a także kolory Wypełnienia, które ustawiamy wedle uznania.
Cały proces wykonania powyższych pięciu kroków przedstawia poniższa animacja:
Generator kalendarzy
Ostatnia metoda jest zarówno najbardziej czasochłonna jak i wymaga wyższej znajomości programu, min. biegłego posługiwania się funkcjami i formatowaniem warunkowym lub na jeszcze wyższym poziomie, znajomości programowania w VBA.
Zaletą takiego rozwiązania jest najbardziej uniwersalny z możliwych kalendarz. Bardzo wygodny do obsługi, natomiast wymagający sporej wiedzy do stworzenia takiego generatora.
W artykule pokażemy jak taki generator może wyglądać: pierwsza część to kalendarz bazujący na funkcjach Excela i formatowaniu warunkowym, druga część to generator stworzony w VBA.
Jeśli interesuje Was jak w praktyce stworzyć taki kalendarz, jakie funkcje, narzędzia i wiedza jest do tego potrzebna to zapraszamy na jeden z naszych kursów z Excela, które możecie znaleźć poniżej. 😊
Zobacz nasz tutorial: [Excel] Jak stworzyć kalendarz w Excelu?
