fbpx

Jak dodać stopkę/podpis w Outlooku?

Jeśli codziennie odpisujesz na setki maili i w każdym ręcznie dodajesz swój podpis to warto pomyśleć nad automatyzacją tego procesu. 😊

Podpis pod treścią maila to najczęściej integralna część wiadomości, która powinna znaleźć się w każdej korespondencji, natomiast niekoniecznie musi być on dodawany ręcznie. Automatyzacja podpisywania maila polega na ustawieniu tzw. stopki, czyli fragmentu tekstowo/graficznego, który będzie umieszczony zawsze na końcu naszej wiadomości.

Jednolity podpis wstawiany automatycznie sprawi, że za każdym razem podpiszemy swojego maila (czyli nie będzie już sytuacji, w której wysłaliśmy maila bez podpisu 😉), a także unikniemy pomyłek czy literówek w naszym podpisie. Dodatkowo w Outlooku możemy dodać kilka podpisów, np. jeden bardziej formalny, dla kontaktów spoza firmy, drugi krótszy, mniej formalny, dla kontaktów wewnątrz organizacji.

Gdzie znaleźć ustawienia podpisów w Outlooku?

Aby skorzystać z podpisu, trzeba go najpierw stworzyć. Ustawienia podpisów w Outlooku możemy znaleźć w dwóch miejscach:

  1. Pierwszy sposób polega na przejściu do opcji Outlooka poprzez kartę Plik -> Opcje, następnie wybranie kategorii Poczta, gdzie w pierwszej kategorii o nazwie Redagowanie wiadomości znajdziemy przycisk Podpisy.
outlook
  1. Drugi sposób to skorzystanie z przycisku Podpisy, który znajdziemy w oknie tworzenia nowej wiadomości lub podczas odpowiadania na maila. Wspomniany przycisk znajduje się w karcie Wiadomość -> sekcja Dołączanie -> Podpis -> Podpisy.
outlook

Jeśli chciałbyś poznać więcej tajników Outlooka to koniecznie sprawdź nasze szkolenia, które pozwolą Ci wyciągnąć z programu jeszcze więcej niż do tej pory!

Jak ustawić podpis w Outlooku?

W celu ustawienia podpisu musimy nadać takiej stopce nazwę (ponieważ podpisów może być wiele). Zaczniemy od ustawienia formalnego podpisu, przeznaczonego dla kontaktów spoza firmy. W tym celu w oknie Podpisy i papeterie klikamy w przycisk Nowy i nadajemy nazwę Formalny.

outlook

Od tego momentu uaktywnia nam się sekcja Edytuj podpis, w której tworzymy naszą formalną stopkę. Po wprowadzeniu wszystkich potrzebnych danych musimy pamiętać, aby zmiany zapisać klikając w przycisk Zapisz, tuż obok przycisku Nowy.

outlook

Przy okazji warto zauważyć, że nasz dopiero co stworzony podpis ustawia się automatycznie jako podpis do każdej nowej wiadomości – widzimy to w sekcji Wybierz podpis domyślny. Jeśli chcemy, aby taki podpis był używany również w odpowiedziach czy wiadomościach przesłanych dalej należy wybrać nasz podpis w liście Odpowiedzi/wiadomości przesłane dalej.

Dokładnie w taki sam sposób możemy stworzyć kolejne podpisy, w tym nieformalny lub jakiekolwiek inne jakie nam przyjdą do głowy.

Jak używać podpisów w Outlooku?

Gdy mamy stworzone podpisy i wybrane, które będą ustawiać się automatycznie, nie znaczy to, że zawsze będziemy chcieli skorzystać z automatycznego podpisu. Jeśli chcemy szybko przełączać się pomiędzy stworzonymi podpisami zawsze możemy skorzystać z przycisku Podpis, który znajduje się w karcie Wiadomość w sekcji Dołączanie lub z prawego przycisku myszy na podpisie w treści maila. Powyższe czynności obrazuje poniższa animacja:

outlook

Jak widać, stworzenie automatycznego podpisu w Outlooku to bardzo prosta sprawa, a ułatwia życie.
Te i inne przykłady podobnych „ułatwiaczy życia” znajdziesz w proponowanych wpisach na naszym blogu lub zapisując się na jeden z naszych kursów! 😊

Zobacz również:

Szkolenia:

Gratulacje!
Wniosek został wysłany prawidłowo.
Dziękujemy za przesłanie zapytania. Skontaktujemy się z Tobą najszybciej jak to możliwe.