Jest to narzędzie, które pozwala wybrać ze zbioru elementów jeden wskazany. Po naciśnięciu lewym przyciskiem myszy na charakterystyczną strzałkę w miejscu listy rozwijanej rozwija się lista opcji do wyboru. Można ją stworzyć w programie MS Excel poprzez narzędzie Sprawdzanie poprawności lub kontrolki formularza.
Pierwszy sposób to narzędzie Sprawdzanie poprawności danych znajdujące się na karcie Dane. W celu stworzenia listy rozwijanej klikamy na komórkę w arkuszu gdzie lista ma się znajdować, wchodzimy na kartę Dane i w sekcji narzędzia danych wybieramy Poprawność danych. W zakładce ustawienia, opcje Dowolna wartość należy zmienić na Lista. Poniżej, w polu źródło wybieramy zakres komórek, które mają być wyświetlane na naszej liście. Elementy listy muszą znajdować się w arkuszu lub możemy wpisać je ręcznie, wartości oddzielając średnikami.
Możemy wpisać również komunikat wejściowy przy liście rozwijanej, czyli informację, na przykład dla innego użytkownika o samej liście, a także do czego służy. W tym celu należy wejść na zakładkę Komunikat wejściowy w narzędziu Poprawność danych i wpisać nazwę, a także samą treść komunikatu. Warto pamiętać o opcji pokazuj komunikat wejściowy przy wyborze komórki.
W ustawieniach listy, w Sprawdzanie poprawności danych możemy także ustawić Alert o błędzie, czyli komunikat, który może się wyświetlić w momencie ręcznego wpisania wartości, która nie znajduje się na liście. W tym celu wybieramy zakładkę ‘Alert o błędzie’ i ustalamy styl komunikatu (Stop, Ostrzeżenie lub Informacja), wpisujemy Tytuł (pojawi się w tytule okna komunikatu) oraz Komunikat o błędzie, czyli tekst, który pojawi się w oknie komunikatu.
Drugi sposób na stworzenie listy rozwijanej to kontrolka formularza, którą znajdziemy na karcie Deweloper. (Jeżeli nie mamy karty Deweloper na Wstążce to należy kliknąć prawym przyciskiem myszy na dowolną kartę, wybrać przycisk dostosuj wstążkę i w nowym oknie zaznaczyć checkbox przy nazwie Deweloper).
Na karcie Deweloper wybieramy przycisk Wstaw, a następnie Pole Kombi. Teraz, gdy kursor myszy zamienił się na charakterystyczny plus, należy narysować pole w dowolnym miejscu arkusza.
Na razie pole kombi jest puste, aby dodać do niego zakres wejściowy, a także łącze komórki klikamy w pole prawym przyciskiem myszy i klikamy na formatuj formant.
Zakres wejściowy to dane jakie mają być wyświetlane na naszej liście rozwijanej. W tym wypadku wybieramy wszystkie komórki zawierające tekst z nazwami miast. Łącze komórki to miejsce gdzie Excel zwróci pozycję wybranego elementu w zakresie wejściowym. Na obrazie poniżej, łącze komórki zwróciło 4, dlatego że Wrocław jest czwartym w kolejności miastem na liście. Takie odwołanie nie jest konieczne, ale przydaje się, gdy chcemy uzależnić wybór miasta od dalszych wyników kolejnego etapu pracy.
Sama lista pozwala nam wybrać wartość w danej komórce. Jak teraz podłączyć wybór z listy do innych wartości w arkuszu?
Poniżej zaprezentowano użycie listy tak jak opisano wyżej, w kolumnie E mamy wprowadzoną funkcje, która zwraca wynik w zależności od tego jakie miasto wybierzemy na liście.
Funkcja, która została wprowadzona do komórki E4 wygląda następująco.
Poniżej został zaprezentowany przykład z użyciem funkcji, a także wykresu. Dane po lewej stronie zawierają informacje o sprzedaży danych producentów w kolejnych miesiącach. Warto zwrócić uwagę, że w zakresie danych producenci powtarzają się. Druga tabelka (unikatowe rekordy) została stworzona po to, aby łatwiej było stworzyć listę rozwijaną w komórce J2.
W komórce J2 tworzymy listę rozwijaną. Karta Dane > Poprawność danych. Źródłem są komórki z producentami, z kolumny E (Unikatowe rekordy).
W kolumnach G i H tworzymy tabelkę z miesiącami i sumą sprzedaży z poszczególnych miesięcy. W kolumnie G miesiące od 1 do 12. W kolumnie H funkcja SUMA.WARUNKÓW.
Teraz dane z kolumny H będą się zmieniać w zależności od tego co wybierzemy na liście z komórki J2. Pozostaje stworzyć wykres i dopasować go do danych z kolumny G i H. Zaznaczamy kursorem myszy komórki od G1:H13, karta Wstawianie i wybieramy wykres kolumnowy grupowany.
Aby stworzyć tytuł nad listą rozwijaną (komórka J1) wpisujemy tam poniższy tekst i zaznaczamy komórkę J2 – należy pamiętać, że tekst w formułach należy wprowadzać w cudzysłowie.
