Praca w programie Excel polega przede wszystkim na wykonywaniu rzeczy szybciej niż byśmy robili to ręcznie. Niestety wiele osób wciąż podczas korzystania z programu większość rzeczy wykonuje w nim właśnie „ręcznie”, inaczej mówiąc „na piechotę”. Czyli staramy się wszystko co możliwe wykonać za pomocą myszki komputerowej, lecz jeśli zależy nam na szybkości działań w Excelu to raczej powinniśmy nauczyć się korzystać więcej z klawiatury, a mniej z myszki.
Do tego celu zostały stworzone skróty klawiaturowe, których w Excelu jest po prostu ogrom. Wszystkie dostępne są w pomocy do programu lub na stronie support.microsoft.com. My przedstawimy tutaj kilkanaście najbardziej popularnych, przydatnych i istotnych skrótów jakie po prostu warto znać.
Same skróty w zapisie są połączone znakiem plusa „+”, ale oczywiście podczas używania skrótu tego plusa nie wciskamy. 😉
Skróty, które znać powinien każdy
Rozpoczniemy od skrótów, bez których trudno sobie wyobrazić pracę w programie. Te skróty po prostu trzeba znać, ponieważ po pierwsze są one najczęściej wykorzystywane, więc pozwolą nam oszczędzić jak najwięcej czasu, po drugie bardzo ułatwiają pracę z jakimikolwiek danymi, więc nasza praca dzięki temu jest przyjemniejsza.
Kopiuj (Ctrl + C) oraz Wklej (Ctrl + V) – skróty pozwalają skopiować zaznaczone dane, a następnie je wkleić.
Cofnij (Ctrl + Z) oraz Ponów (Ctrl + Y) – jeśli jakaś operacja wykona się nie tak jakbyśmy chcieli – trzeba ją cofnąć. Gdy cofnęliśmy jakąś operację, a jednak była ona dobra? Wtedy należy ponowić operację.
Szybki zapis (Ctrl + S) – jeśli zależy nam na zachowaniu wyników naszej pracy plik warto jak najczęściej zapisywać przed przypadkową utratą danych. Do tego przydaje się skrót pozwalający zapisać plik – jego używanie powinno wejść w nawyk.
Edytowanie aktywnej komórki (F2) – aby edytować zawartość komórki możemy zamiast dwukrotnie klikać myszką w jej środek wejść do edycji za pomocą przycisku funkcyjnego na klawiaturze. Oczywiście aktywną komórką musi być ta komórka, której zawartość chcemy edytować.
Blokada odwołań w formułach (F4) – pisząc formuły często musimy stosować różne kombinacje odwołań względnych i bezwzględnych. Za pomocą klawisza funkcyjnego możemy zmieniać blokadę odwołania cyklicznie, zaczynając od blokady bezwzględnej, przez względną, aż do braku blokady.
Skróty przydatne w pracy z dużą ilością danych
Drugą kategorią skrótów będą te, które przydają się, gdy mamy do czynienia z dużą ilością danych. Praca w programie polega często na analizie zestawów danych, które często trzeba zaznaczyć, potem coś na nich wyszukać, przefiltrować itp. Wszystko to można zrobić szybko, za pomocą klawiatury.
Sprawne zaznaczanie danych (Ctrl + Shift + strzałki kierunkowe) – jeśli potrzebujemy szybko zaznaczyć wybraną kolumnę, wiersz naszych danych lub wszystkie dane wystarczy, że trzymając klawisze Ctrl i Shift dodatkowo klikniemy w strzałkę kierunkową na klawiaturze. Kierunek strzałki odpowiada kierunkowi zaznaczania.
Narzędzie do wyszukiwania (Ctrl + F) – gdy chcemy wyszukać jakąś wartość w Excelu, a danych do przeszukania jest dużo, najlepszym sposobem jest skorzystanie z narzędzia do Znajdowania i zamieniania.
Narzędzie do zamieniania (Ctrl + H) – gdy chcemy zamienić jakąś wartość na inną w Excelu dla zaznaczonego obszaru dobrze jest skorzystać z narzędzia do Znajdowania i zamieniania.
Jeśli pracujemy na liczbach i chcemy w szybki sposób ustawić odpowiedni format liczbowy warto skorzystać z jednego z poniższych skrótów:
Ctrl + Shift + ~ – ustawia format ogólny,
Ctrl + Shift + ! – ustawia format liczbowy z dwoma miejscami po przecinku, separatorem tysięcy i znakiem (-) w przypadku wartości ujemnych,
Ctrl + Shift + @ – ustawia format czasu z godziną i minutami,
Ctrl + Shift + # – ustawia format daty z dniem, miesiącem i rokiem,
Ctrl + Shift + $ – ustawia format walutowy z dwoma miejscami po przecinku,
Ctrl + Shift + % – ustawia format procentowy bez miejsc po przecinku,
Ctrl + Shift + ^ – ustawia format naukowy z dwoma miejscami po przecinku.
Przemieszczanie aktywnej komórki w zaznaczeniu – jeśli mamy zaznaczony większy obszar komórek i chcielibyśmy w nim przemieścić aktywną komórkę bez zepsucia obecnego zaznaczenia musimy posłużyć się skrótami klawiaturowymi. Za poruszanie komórki w górę lub dół odpowiadają przyciski Enter lub Shift + Enter, natomiast za poruszanie w prawo lub lewo odpowiadają przyciski Tab i Shift + Tab.
Pozostałe przydatne skróty
Wstawianie bieżącej daty do komórki (Ctrl + ; (średnik)) – jeśli potrzebujemy zwrócić aktualną datę do komórki wystarczy, że na komórce staniemy i użyjemy skrótu.
Wstawianie bieżącej godziny do komórki (Ctrl + Shift + : (dwukropek)) – jeśli potrzebujemy zwrócić aktualną godzinę do komórki wystarczy, że na komórce staniemy i użyjemy skrótu.
Otwieranie okna wklejania specjalnego (Ctrl + Alt + V) – jeśli potrzebujemy wkleić dane inaczej niż domyślnie, wtedy korzystamy z opcji wklej specjalnie. Na szczęście również do tej opcji stworzono skrót.
Przechodzenie do kolejnej linii (Alt + Enter) – jeśli wpisujemy dłuższy tekst do komórki i chcemy, aby był on pisany w kilku liniach jedna pod drugą (standardowo tekst wyświetla się w jednej linii) musimy przenieść kursor niżej nie za pomocą samego Entera, a kombinacji klawiszy Alt i Enter.
Sprawdzanie pisowni (F7) – jeśli chcemy, aby komputer sprawdził za nas pisownię w Excelu wystarczy użyć klawisza funkcyjnego i zaakceptować ewentualne propozycje poprawek.
Zapisz jako (F12) – jeśli nie podoba nam się widok backstage’u, który wyświetla się podczas próby zapisania pliku jako, możemy skorzystać ze skrótu, który uruchomi klasyczne okienko wyboru Zapisz jako.
