Sprawdzanie poprawności danych polega na określeniu jakiego typu dane mogą być wprowadzone do danej komórki. Narzędzie Poprawność danych jest dostępne na karcie dane; po jego uruchomieniu mamy możliwość określenia kryteriów. Na liście dozwolone mamy do wyboru osiem opcji:
Dowolna wartość – domyślna wartość, żadne kryteria nie są określone,
Pełna liczba – możemy wpisywać tylko liczby całkowite określone dodatkowo opcjami z listy Wartość danych,
Dziesiętne – wprowadzamy tylko liczby z częścią ułamkową; na liście Wartości danych określamy zakres wprowadzanych liczb,
Lista – możemy wybierać tylko dane spośród tych, które wpisaliśmy w pole Źródło; źródłem mogą być wartości wprowadzane ręcznie (rozdzielone średnikami) lub zakres danych z arkusza; zaznaczanie opcji Rozwinięcia w komórce sprawia, że nie musimy wpisywać danych z klawiatury, a możemy wybrać je z gotowej listy dostępnej w komórce, dla której ta opcja została wybrana,
Data – wprowadzamy tylko dane w postaci dat; na liście Wartości danych określamy zakres wprowadzanych liczb,
Godzina – wartością akceptowaną są tylko godziny, których zakres określimy na liście Wartości danych,
Długość tekstu – nadajemy ograniczenia liczbie znaków jaka może zostać wprowadzona do komórki,
Niestandardowe – możemy określić za pomocą formuły co może znaleźć się w komórce.
Użycie opcji Zastosuje te zmiany we wszystkich komórkach z tymi samymi ustawieniami, sprawdza się gdy dokonujemy zmian we wcześniej wpisanej regule i sprawia, że zmiana zachodzi we wszystkich komórkach gdzie takie sprawdzanie poprawności obowiązywało; zaznaczona opcja Ignoruj puste powoduje, że komórki które nie moją zawartości nie są traktowane jako łamanie reguły poprawności.
W oknie Sprawdzanie poprawności danych, oprócz omówionej już karty Ustawienia znajdują się jeszcze dwie inne:
Komunikat wejściowy – wybranie opcji Pokazuj komunikat wejściowy przy wyborze komórki powoduje, że po wskazaniu komórki, w której sprawdzane są dane, wyświetlana jest informacja z tekstem w formie chmurki informacyjnej (Tytuł + Komunikat wejściowy),
Alert o błędzie – informacja wyświetlana w formie komunikatu w momencie kiedy wprowadzane przez użytkownika dane nie są zgodne z określonymi regułami; mamy możliwość wyboru trzech styli wyświetlanego komunikatu:
Zatrzymaj – wyświetlany jest komunikat uniemożliwiający wprowadzanie danych, mamy możliwość poprawienia danych na akceptowalne, bądź zrezygnowania z wprowadzania danych,
Ostrzeżenie – wyświetlany jest komunikat ostrzegający, że wprowadzane dane nie są zgodne z regułą, która została określona; jednak w tym przypadku mamy do wyboru zarówno odrzucenie wprowadzonej wartości, jak i jej zaakceptowanie mimo, że nie spełnia kryteriów,
Informacje – wyświetlana jest tylko informacja, że wprowadzone dane nie są zgodne z regułami, jednak nic nie stoi na przeszkodzie, aby wpisać dane błędne.
Każdy ze styli alertów o błędach będzie aktywny dopiero po zaznaczeniu opcji Pokazuj alerty po wprowadzeniu nieprawidłowych danych. Komunikat każdego z alertów dzieli się na dwie części: tytuł – tekst wyświetlany w pasku tytułu komunikatu oraz komunikat o błędzie – zasadnicza część komunikatu wyświetlana w oknie komunikatu. Jeżeli uruchomimy wyświetlanie komunikatu, a nie wpiszemy własnego tekstu wyświetlony zostanie komunikat domyślny.
Dodatkowo po rozwinięciu listy obok ikony Poprawność danych, mamy możliwość wyboru opcji Zakreśl nieprawidłowe dane. Działanie tego narzędzia powoduje, że wyróżniane zostają dane wprowadzone niezgodnie z regułami poprawności. Znajduje to zastosowanie w przypadku zezwolenia na wpisanie danych niezgodnych z określonymi regułami (karta Alert o błędzie) lub kiedy włączamy sprawdzanie poprawności danych dla komórek zawierających już tekst (sprawdzanie poprawności danych nie działa wstecz, tzn. jeżeli w komórce która ma być sprawdzana są wcześniej dane, które nie będą zgodne z tworzoną regułą to nie zostanie wyświetlony komunikat o błędzie). Do wyłączenia zakreśleń służy opcja Wyczyść zakreślenia nieprawidłowych danych.
