fbpx

Poprawność danych w MS Excel

Sprawdzanie poprawności danych polega na określeniu jakiego typu dane mogą być wprowadzone do danej komórki. Narzędzie Poprawność danych jest dostępne na karcie dane; po jego uruchomieniu mamy możliwość określenia kryteriów. Na liście dozwolone mamy do wyboru osiem opcji:

Excel - Poprawność danych
  • Dowolna wartość – domyślna wartość, żadne kryteria nie są określone,
  • Pełna liczba – możemy wpisywać tylko liczby całkowite określone dodatkowo opcjami z listy Wartość danych,
  • Dziesiętne – wprowadzamy tylko liczby z częścią ułamkową; na liście Wartości danych określamy zakres wprowadzanych liczb,
  • Lista – możemy wybierać tylko dane spośród tych, które wpisaliśmy w pole Źródło; źródłem mogą być wartości wprowadzane ręcznie (rozdzielone średnikami) lub zakres danych z arkusza; zaznaczanie opcji Rozwinięcia w komórce sprawia, że nie musimy wpisywać danych z klawiatury, a możemy wybrać je z gotowej listy dostępnej w komórce, dla której ta opcja została wybrana,
Excel - Poprawność danych
Excel - Poprawność danych
  • Data – wprowadzamy tylko dane w postaci dat; na liście Wartości danych określamy zakres wprowadzanych liczb,
  • Godzina – wartością akceptowaną są tylko godziny, których zakres określimy na liście Wartości danych,
  • Długość tekstu – nadajemy ograniczenia liczbie znaków jaka może zostać wprowadzona do komórki,
  • Niestandardowe – możemy określić za pomocą formuły co może znaleźć się w komórce.

Użycie opcji Zastosuje te zmiany we wszystkich komórkach z tymi samymi ustawieniami, sprawdza się gdy dokonujemy zmian we wcześniej wpisanej regule i sprawia, że zmiana zachodzi we wszystkich komórkach gdzie takie sprawdzanie poprawności obowiązywało; zaznaczona opcja Ignoruj puste powoduje, że komórki które nie moją zawartości nie są traktowane jako łamanie reguły poprawności.

W oknie Sprawdzanie poprawności danych, oprócz omówionej już karty Ustawienia znajdują się jeszcze dwie inne:

  • Komunikat wejściowy – wybranie opcji Pokazuj komunikat wejściowy przy wyborze komórki powoduje, że po wskazaniu komórki, w której sprawdzane są dane, wyświetlana jest informacja z tekstem w formie chmurki informacyjnej (Tytuł + Komunikat wejściowy),
  • Alert o błędzie – informacja wyświetlana w formie komunikatu w momencie kiedy wprowadzane przez użytkownika dane nie są zgodne z określonymi regułami; mamy możliwość wyboru trzech styli wyświetlanego komunikatu:
    • Zatrzymaj – wyświetlany jest komunikat uniemożliwiający wprowadzanie danych, mamy możliwość poprawienia danych na akceptowalne, bądź zrezygnowania z wprowadzania danych,
    • Ostrzeżenie – wyświetlany jest komunikat ostrzegający, że wprowadzane dane nie są zgodne z regułą, która została określona; jednak w tym przypadku mamy do wyboru zarówno odrzucenie wprowadzonej wartości, jak i jej zaakceptowanie mimo, że nie spełnia kryteriów,
    • Informacje – wyświetlana jest tylko informacja, że wprowadzone dane nie są zgodne z regułami, jednak nic nie stoi na przeszkodzie, aby wpisać dane błędne.
    Każdy ze styli alertów o błędach będzie aktywny dopiero po zaznaczeniu opcji Pokazuj alerty po wprowadzeniu nieprawidłowych danych. Komunikat każdego z alertów dzieli się na dwie części: tytuł – tekst wyświetlany w pasku tytułu komunikatu oraz komunikat o błędzie – zasadnicza część komunikatu wyświetlana w oknie komunikatu. Jeżeli uruchomimy wyświetlanie komunikatu, a nie wpiszemy własnego tekstu wyświetlony zostanie komunikat domyślny.
Excel - Poprawność danych

Dodatkowo po rozwinięciu listy obok ikony Poprawność danych, mamy możliwość wyboru opcji Zakreśl nieprawidłowe dane. Działanie tego narzędzia powoduje, że wyróżniane zostają dane wprowadzone niezgodnie z regułami poprawności. Znajduje to zastosowanie w przypadku zezwolenia na wpisanie danych niezgodnych z określonymi regułami (karta Alert o błędzie) lub kiedy włączamy sprawdzanie poprawności danych dla komórek zawierających już tekst (sprawdzanie poprawności danych nie działa wstecz, tzn. jeżeli w komórce która ma być sprawdzana są wcześniej dane, które nie będą zgodne z tworzoną regułą to nie zostanie wyświetlony komunikat o błędzie). Do wyłączenia zakreśleń służy opcja Wyczyść zakreślenia nieprawidłowych danych.

udostępnij:
Gratulacje!
Wniosek został wysłany prawidłowo.
Dziękujemy za przesłanie zapytania. Skontaktujemy się z Tobą najszybciej jak to możliwe.