Rozmowa o pracę to element, przez który musi przebrnąć prędzej czy później praktycznie każda Polka i Polak. W dzisiejszych czasach, w dobie internetu mamy setki, jeżeli nie tysiące poradników o tym, jak przygotować się na taką rozmowę. Ten artykuł nie będzie o ubiorze, o samopoczuciu, o wyspaniu lub punktualności dlatego, że z łatwością można wyszukać takie informacje w sieci. W tym artykule będzie o przygotowaniu się na rozmowę o pracę na stanowisku gdzie codziennym narzędziem jest Excel. Przed pójściem na taką rozmowę musimy pamiętać o ważnej rzeczy – na 95% nasze umiejętności zostaną sprawdzone za pomocą testu z zadaniami.
Zanim wyślecie CV upewnijcie się, że umiejętności w Excelu jakie tam wpisaliście pokrywają się z tym co faktycznie umiecie – to zdanie może brzmieć banalnie ale istnieje Efekt Krugera-Dunninga, któremu wiele osób ulega. Jest to hipotetyczne zjawisko psychologiczne polegające na tym, że osoby słabo wykwalifikowane w jakiejś dziedzinie lub branży mają tendencję do przeceniania swoich umiejętności, a z kolei osoby wysoko wykwalifikowane zaniżają swoją ocenę umiejętności. Innymi słowy osoba działająca w jakiejś dziedzinie życia lub w danej branży od wielu lat dużo bardziej zdaje sobie sprawę z tego czego może jeszcze nie wiedzieć. Biorąc pod uwagę powyższe a także fakt, że Excel jest bardzo popularnym i cenionym środowiskiem pracy otrzymujemy sytuację, w której na rynku znajduje się mnóstwo osób, które w CV wpisują „bardzo dobra znajomość programów MS Office, głównie Excela”. Bywa nawet, że wpisują nazwy konkretnych, popularnych funkcji jak na przykład WYSZUKAJ.PIONOWO() lub edytor VBA nigdy z nich nie korzystając. Dlatego tak ważnym jest aby najpierw przygotować się z najważniejszych elementów. Taka nauka wcale nie musi trwać latami lub miesiącami.
Funkcje są prawdopodobnie najważniejszym elementem programu Excel. Jeżeli planujecie rozwijać karierę z Excelem to na pewno się z nimi spotkacie. Obecnie mamy ponad 800 funkcji w najnowszych wersjach tego programu. Na pewno nikt nigdy od was nie będzie wymagał znajomości wszystkich ani nawet połowy. Jeżeli ktoś w pracy kiedyś będzie wymagał znajomości wszystkich funkcji w Excelu – to znaczy, że sam nie ma pojęcia o czym mówi. Tak naprawdę do sprawnego poruszania się po programie wystarczy Wam znajomość 15 – 20. Znajomość 20 – 30 to już wyższa półka. Im więcej tym lepiej. Warto pamiętać o tym, że w każdej pracy, branży może się przydać inny zestaw funkcji i może się zdarzyć, że po trzech solidnych latach spędzonych z Excelem w jednej firmie przechodząc do innego działu lub innej firmy zaczniecie korzystać z takich, o których nigdy nie słyszeliście i nie będzie w tym niczego dziwnego. Niemniej jest kilka funkcji podstawowych i praktycznych o których warto wiedzieć przed pójściem na rozmowę.
Podstawowe:
Jeżeli dopiero zaczynasz przygodę z Excelem to polecam Ci Kurs Excel Podstawowy z naszej strony.
Praktyczne:
Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej o tych funkcjach, zadać pytania odnośnie nich i przerobić praktyczne zadania z nimi związane to polecam Kurs Excel Średnio zaawansowany.
Podałem tutaj 9 przykładów popularnych funkcji, łącznie w linkach do artykułów jest ich 14. Zapoznanie się z nimi nie gwarantuje dostania pracy z Excelem, ale zdecydowanie zbliża nas do tego. Warto też pamiętać o tym, że jeżeli nie znamy jakiejś funkcji lub nie pamiętamy jak działa to możemy otworzyć „pomoc dotycząca tej funkcji” w argumencie funkcji.
Otworzy się wtedy strona Microsoftu z ważnymi informacjami dotyczącymi tej funkcji.
Jest to potężne narzędzie analityczne służące do analizy dużych zbiorów danych. W przypadku gdy mamy zakres / tabelkę zawierającą 100000 rekordów z 20 kolumnami to nie jesteśmy w stanie nic z niej odczytać na pierwszy rzut oka. Analiza takiego zbioru przy użyciu funkcji jest często możliwa, ale byłaby wtedy bardzo czasochłonna. Przy użyciu Tabel przestawnych mamy możliwość zrobienia tego samego w kilka – kilkanaście minut.
Podstawowy zakres danych (gdzie rekordów / wierszy jest ponad 600)
Przykładowa Tabela Przestawna (na podstawie powyższego zbioru)
Tabele przestawne są pożądane na rynku pracy więc też zdarzają się na rozmowie o pracę. Znacznie więcej możesz się o nich dowiedzieć na naszym 8 godzinnym kursie – Kurs Tabele i wykresy przestawne.
Warto również zajrzeć na nasz darmowy Webinar o Tabelach przestawnych.
Kolejnym elementem który może się pojawić na takiej rozmowie to Narzędzia. Są to wszystkie elementy w górnej części programu na poszczególnych kartach. Przykładowo, na zdjęciu poniżej na karcie Dane zaznaczono czerwonym kolorem narzędzie Tekst jako kolumny.
Jest to narzędzie służące do rozdzielania tekstów. Przykładowo gdy w jednej komórce mamy Imię i nazwisko i chcemy rozdzielić to na dwie komórki z Imieniem i osobno z Nazwiskiem. Jest to na tyle ważne i podstawowe narzędzie, że również zdarza się na rozmowach o pracę. Więcej dowiesz się z naszego artykułu i filmie pod artykułem.
Innym często stosowanym narzędziem jest Formatowanie Warunkowe. Czyli zakładanie reguł na poszczególne komórki,tak aby dostosować kolor lub kształt do odpowiedniego kryterium. W wielu firmach dyrektorzy, członkowie zarządu czy prezesi bardzo lubią sprawdzać raporty gdy założone jest na danych formatowanie warunkowe gdyż łatwiej je czytać i wyciągać wnioski. Dlatego to narzędzie to kolejny element, który często pojawia się na rozmowach o pracę.
Przykładowo: Komórki z ujemny wartościami są zaznaczone na czerwono.
Lub nazwiska i imiona pomalowane na żółto w komórkach gdzie pierwsza litera to B.
O formatowaniu warunkowym dowiesz się znacznie więcej z naszego kursu Kurs Excel Średnio zaawansowany, a także Kurs Excel zaawansowany. Zachęcam również do zapoznania się z Webinarem i artykułem gdzie Formatowanie warunkowe jest objaśnione.
Testy są zazwyczaj na czas. Zadania na teście wykonujemy jeśli po krótkim namyśle wiemy jak je wykonać. Jeśli nie, to przechodzimy do kolejnego. Może się zdarzyć, że kolejne zadania są łatwiejsze. Do tych, których nie umieliśmy wracamy gdy nam starczy czasu.
Ważna rzecz o której warto pamiętać to fakt, że nie w każdej firmie jest osoba specjalnie wyznaczona do tworzenia testów z wiedzy ogólnej na temat Excela. Co za tym idzie, często bywa tak, że wyznacza się osobę z działu, który najlepiej zna Excela. Jeżeli dany pracownik, który robi kilka konkretnych rzeczy w Excelu od wielu lat będzie miał stworzyć test to wiadomo, że test będzie bardziej subiektywny. To znaczy, zostaną przygotowane w zadaniach narzędzia bądź funkcje, z których on / ona najczęściej korzysta. Mogą one zupełnie odbiegać od standardowych zadań, które można znaleźć w internecie pod hasłem „testy z Excela rozmowa o pracę”. Nie warto się załamywać w takiej chwili i zrobić tyle ile umiemy bo może się później okazać, że ze wszystkich kandydatów zrobiliśmy najwięcej z tych nietypowych zadań.
Przed pójściem na test warto nauczyć się wypełniać błyskawicznie tak zwaną Tabliczkę mnożenia. Takie zadanie zdarza się bardzo często na rozmowach o pracę z tego względu, że można je bardzo łatwo i szybko przygotować. W przeciwieństwie do innych zadań gdzie trzeba wpisać lub pobrać dane przykładowe, zastanowić się z jakich funkcji kandydat o pracę miałby skorzystać i skonstruować zadania w taki sposób aby były czytelne i zrozumiałe dla kandydata.
Tabliczka mnożenia dla kandydata o pracę. Stworzenie jej zajmuje około 1-3 min.
Rozwiązanie
Ustawiamy się na komórce B2 i wpisujemy pierwsze działanie.
Teraz musimy odpowiednio zablokować komórki. Tak zwane blokowanie mieszane. Przy komórce A2 naciskamy przycisk F4 na klawiaturze 3 razy, tak aby zablokować tylko kolumnę A. Przy komórce B1 naciskamy przycisk F4 na klawiaturze 2 razy, tak aby zablokować tylko wiersz 1.
Zatwierdzamy i przeciągamy w dół i w prawo.
Excel jest na tyle rozbudowanym narzędziem, że rodzajów testów z Excela może być niezliczona ilość. Warto zatem zapoznać się dokładnie z ogłoszeniem o pracę bo przy trudniejszych zagadnieniach z Excela jak na przykład:
test na pewno będzie profilowany na konkretną dziedzinę Excela.
Zachęcam do zapoznania się z naszym całościowym programem kursów – Kursy Microsoft gdzie dowiesz się więcej na temat powyższych zagadnień i wielu więcej.
Polecam także nasze szkolenie online przygotowującego do testu z Excela na rozmowie kwalifikacyjnej -> Kurs Excel na rozmowie rekrutacyjnej
